1 Introduksjon
Personvernet ditt er viktig for oss. Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi deg en generell ide om hvordan vi i Ensto Group samler inn, lagrer, bruker og avslører din personlige informasjon når du kjøper eller bruker våre produkter og tjenester, besøker nettstedet vårt eller jobber eller på annen måte samhandler med et av våre lokale selskaper i Ensto-gruppen. Denne personvernerklæringen tar også sikte på å spesifisere betingelsene som styrer hvordan vi behandler og beskytter denne informasjonen og rettighetene du har i forhold til dine personopplysninger.
Vær oppmerksom på at denne personvernerklæringen ikke er en uttømmende beskrivelse av hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi kan behandle dine personopplysninger under ulike omstendigheter og har derfor, for enkelhets skyld, utarbeidet denne generelle personvernerklæringen for å dekke den mest essensielle informasjonen som gjelder for alle våre behandlingsaktiviteter. Hvis du leter etter mer detaljert informasjon, har vi også utarbeidet separate og omfattende personvernregler for hver kategori av omstendigheter når vi behandler dataene dine. Du kan finne lenker til disse personvernreglene nederst på denne siden.
Det er viktig at du leser denne i det minste denne personvernerklæringen, men helst den spesifikke personvernerklæringen som gjelder for din spesielle situasjon, slik at du er klar over hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger. Vær oppmerksom på at disse retningslinjene ikke utgjør en del av noen kontrakt for å levere tjenester til deg eller andre parter. Vi kan oppdatere disse retningslinjene når som helst i samsvar med gjeldende databeskyttelseslover og vil gjøre en oppdatert versjon tilgjengelig for deg.
Vi har delt denne personvernerklæringen inn i forskjellige seksjoner, slik at du enkelt kan finne informasjonen som interesserer deg mest:
1. Innledning
2. Informasjon om behandlingsansvarlig
3. Formål og rettslig grunnlag for databehandling
4. Kategorier av personopplysninger og deres oppbevaringsperioder
5. Kilder til personopplysninger
6. Mottakere av personopplysninger
7. Profilering
8. Dine rettigheter
8.1 Tilgang
8.2 Retting
8.3 Sletting (rett til å bli glemt)
8.4 Begrensning av behandling
8.5 Dataportabilitet
8.6 Hensikt
8.7 Trekke tilbake samtykket ditt
8.8 Klager
9. Hvordan kontakte oss
Vær oppmerksom på at du har rett til å protestere, av grunner knyttet til din spesielle situasjon, mot behandlingen av dine personopplysninger når som helst når vi behandler dataene dine basert på våre legitime interesser. Se avsnitt 4 og 8.6 i dette dokumentet for mer informasjon.
2 Hvem behandler dine personopplysninger?
2.1 Selskaper i Ensto-konsernet
Dine personopplysninger kan behandles av ett eller flere selskaper i Ensto-konsernet. Slike selskaper kan fungere som behandlingsansvarlig(e) for dine personopplysninger, noe som betyr at de bestemmer hvilke data som samles inn om deg, hvordan de samles inn og til hvilke formål. I tilfelle de ikke fungerer som behandlingsansvarlige, kan de fungere som databehandlere, noe som betyr at de behandler dine personopplysninger på den behandlingsansvarliges vegne.
Hvis du for eksempel er:
- Ensto Oys kunde eller partner, behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Ensto Oy;
- Ensto Finland Oys kunde, behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Ensto Finland Oy;
- Ensto Sweden ABs potensielle kunde, behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Ensto Sweden AB;
- Ensto France SAS' ansatte, behandlingsansvarlig er Ensto France SAS;
- ser etter karrieremuligheter hos for eksempel Ensto UK Ltd, fungerer det som behandlingsansvarlig for jobbsøknaden og andre relaterte data du har gitt dem i forbindelse med søknaden din;
- interessert i karrieremuligheter innen Ensto-konsernet generelt, kan opplysningene dine bli behandlet av flere selskaper i Ensto-konsernet i en rekke land, som hver fungerer som kontrollør; eller
- bare ved å besøke nettstedet vårt, er kontrolløren Ensto Oy.
Se personvernerklæringen som gjelder for din spesielle situasjon for mer detaljert informasjon privacy@ensto.com.
2.2 Andre organisasjoner som behandler dine personopplysninger
Noen ganger engasjerer vi tredjeparter utenfor Ensto-gruppen for å behandle dine personopplysninger, enten på våre vegne eller som behandlingsansvarlige, avhengig av situasjonen. Nedenfor finner du en liste over slike tredjeparter, som kanskje ikke gjelder for ditt spesielle tilfelle:
- Eksterne juridiske rådgivere
- Skatt og andre relevante myndigheter
- Revisorer
- Leverandører av IT-systemadministrasjonstjenester
- Leverandører av informasjonssikkerhetstjenester
- Leverandører av telefontjenester
- Arrangører av arrangementer
- Leverandører av egnethetstester
- Forretningspartnere: distributører, leverandører og selgere, business-to-business-kunder i tilfelle du har gitt oss tillatelse til å bruke deg/din bedrift som referanse
- Tredjepart som ledd i en fusjon eller et oppkjøp
- Reisebyråer, fly-/fergeselskaper, hoteller etc.
- Leasingselskaper
- Leverandører av bedriftshelsetjenester
- Rekrutterer selskaper
- Bemanningsfirmaer
- Opplæringsbedrifter
- Undersøkelsesselskaper
- Outsourcede regnskaps- og/eller lønnsselskaper
- Andre samarbeidspartnere (for eksempel leverandører)
2.3 Sted for behandlingen av dataene dine
Vær oppmerksom på at selv om de fleste partene som behandler dine personopplysninger (enten innenfor eller utenfor Ensto-konsernet) er lokalisert i Finland eller andre steder i EU eller EØS, kan noen av disse partene være lokalisert eller behandle data i tredjeland, avhengig av personen hvis data behandles og den aktuelle situasjonen. Hvis vi og/eller våre tjenesteleverandører som behandler data på våre vegne, overfører dine personopplysninger fra et land innenfor EU eller EØS til land utenfor EU eller EØS, er overføringen underlagt standard databeskyttelsesklausuler vedtatt av EU-kommisjonen eller andre passende sikkerhetstiltak som bindende selskapsregler, med mindre EU-kommisjonen har funnet at personvernnivået er tilstrekkelig i det aktuelle landet. Du kan få en kopi av disse sikkerhetstiltakene ved å kontakte kontaktpersonen nevnt i avsnitt 2.1.
3 Hvordan kontakte oss
Vi hjelper deg gjerne i tilfelle du har spørsmål eller bekymringer om behandlingen av dine personopplysninger eller utøvelsen av dine rettigheter. For at vi skal kunne gi deg tilstrekkelig informasjon og pragmatiske råd, ber vi deg om å sende dine spørsmål eller kommentarer skriftlig til kontaktpersonen angitt ovenfor i avsnitt 2.1.
Vi må kanskje be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din. Dette er et sikkerhetstiltak for å sikre at personlig informasjon ikke utleveres til noen som ikke har rett til å motta den.
4 Hvorfor behandler vi dataene dine?
Vi behandler kun dine personopplysninger når det er nødvendig og når vi har juridisk grunnlag for å gjøre det. Avhengig av din spesielle situasjon, kan vi behandle dine personopplysninger for eksempel for følgende formål:
Hensikt |
Rettslig grunnlag |
| Opprette, vedlikeholde og forbedre Ensto-gruppens selskapers produkter, tjenester og interessentrelasjoner, og tilby tjenester relatert til dette |
|
| Tilby produkter og tjenester og interessenthåndtering |
|
| Overholdelse av kontraktsforpliktelser |
|
| Virksomhetsledelse og planlegging |
|
| Organisere møter og arrangementer |
|
| Interessentkommunikasjon og undersøkelser |
|
| Krisekommunikasjon |
|
| Overholdelse av juridiske forpliktelser |
|
| Støtter nettverks- og systemsikkerhet |
|
| Formål med identifikasjon |
|
| Direkte markedsføring av Ensto-gruppens selskapers produkter og tjenester (inkludert nyhetsbrev), informasjon om arrangementer organisert eller deltatt av Ensto-konsernselskaper, for eksempel messer |
|
| Rekruttering og utvelgelse av medarbeidere |
|
| Tilby nyhetsbrev og chat-tjenester til besøkende på nettstedet |
|
| Analyse av nettsider og nyhetsbrev |
|
Du finner mer detaljert informasjon i personvernerklæringen som gjelder for din situasjon.
5 Hvilke data behandler vi og hvor lenge lagres dataene dine?
Vi vil bare beholde dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet dem inn for, inkludert for å tilfredsstille eventuelle juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringskrav. For å bestemme riktig oppbevaringsperiode for personopplysninger, vurderer vi mengden, arten og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade fra uautorisert bruk eller utlevering av dine personopplysninger, formålene vi behandler dine personopplysninger for og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter, og gjeldende juridiske krav.
I noen tilfeller kan vi anonymisere dine personopplysninger slik at de ikke lenger kan knyttes til deg, i så fall kan vi bruke slik informasjon uten ytterligere varsel til deg. Vi kan også bli pålagt å beholde data lenger enn beskrevet nedenfor hvis det er nødvendig for en pågående rettslig prosess eller for å overholde en avgjørelse fra en domstol eller myndighet.
De fleste typiske personopplysninger og deres oppbevaringsperioder er oppført nedenfor, men se personvernerklæringen som gjelder for din situasjon for mer detaljert informasjon.
Den registrerte |
Data |
Oppbevaringsperioder |
| Ansatte og jobbsøkere | Navn, tittel og kontaktinformasjon: hjemmeadresse, hjemme- og jobbtelefonnummer, privat og jobb-e-post, fødselsdato, kjønn, utdannings- og opplæringsdetaljer, CV |
|
| Tillatelser og samtykker | Ansatte: beholdes så lenge arbeidsforholdet varer. |
|
| Fotografier |
|
|
| Resultater av egnethetstest |
|
|
| Kunder, partnere og potensielle kunder | Navn på interessent, navn og tittel på kontaktpersoner/representanter for interessenter, kontaktperson for selskaper i Ensto-konsernet og kontaktinformasjon til de ovennevnte: adresse, telefonnummer, e-post, tillatelser og samtykker, kontraktsdetaljer inkludert varer og tjenester som leveres, kontaktforespørsler og krav, betalingshistorikk |
|
| Fotografier |
|
|
| Nyhetsbrev eller annet |
|
|
| Besøkende på nettstedet | Navn, firmainformasjon, e-post, telefonnummer, relasjon til Ensto, produktinformasjon og andre data gitt i forbindelse med tjenesteforespørsler, tillatelser og samtykker |
|
| Abonnement på nyhetsbrev og analyser (f.eks. om hvor mange ganger du har åpnet en markedsførings-e-post) |
|
|
| Elektroniske identifikasjonsdata, inkludert IP-adresse og informasjon samlet inn gjennom informasjonskapsler, enhets-ID, Ensto nettstedsanalyse, brukernettleserhistorikk, brukeraktivitetsdetaljer og preferanser |
|
6 Hva er kildene til personopplysningene vi behandler?
Vi samler inn dine personopplysninger hovedsakelig direkte fra deg. Vi kan imidlertid samle inn personopplysninger også fra organisasjonene og kildene nedenfor, blant annet:
- Selskaper i Ensto-konsernet
- Rekrutterer selskaper
- Selskaper som gir kredittopplysning
- Profesjonelle sosiale nettverkskanaler og sosiale mediekanaler
- Bemanningsfirmaer
- Informasjonskapsler og andre lignende teknologier
- Eksterne kontaktlister innhentet fra kunder, leverandører, distributører, selgere og andre forretningspartnere samt under seminarer, arrangementer og utstillinger
Du finner mer detaljert informasjon i personvernerklæringen som gjelder for din situasjon. Vær også oppmerksom på at avhengig av situasjonen kan vi bli pålagt å be om ditt samtykke før vi samler inn dataene dine, i så fall vil samtykket bli bedt om fra deg separat. Vi kan også bli pålagt å informere deg om all informasjon som samles inn fra kildene ovenfor, og vil deretter gi deg beskjed om slik informasjon før vi bruker den i beslutningsprosesser som gjelder deg.
Levering av personopplysninger er ikke obligatorisk, men kan være nødvendig for at vi skal kunne tilby tjenester og produkter til deg eller inngå en kontrakt med deg, kommunisere med deg eller tilpasse vår markedsføring og kommunikasjon slik at den passer deg best. Når du har inngått en kontrakt med oss, kan levering av personopplysninger også være et implisitt kontraktskrav for at vi skal kunne overholde deres kontraktsmessige og juridiske forpliktelser. Hvis du ikke gir oss dataene vi ber om, kan det hende vi ikke kan gjøre forretninger med deg, kontakte deg eller rekruttere deg, og kan bli forhindret fra å overholde våre forpliktelser, og dermed kan vi bli tvunget til å avslutte vårt kontraktsmessige eller annet forhold til deg.
7 Profilering
Vi kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier når vi sender ut nyhetsbrev og markedsføringsmeldinger for å samle inn og analysere analyser, brukerhistorikk, brukeraktivitetsdetaljer og preferanser. Basert på funnene våre kan vi for eksempel gi deg skreddersydde markedsføringsmeldinger. For mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan velge å ikke bli underlagt dem, se våre retningslinjer for informasjonskapsler.
Vi kan be ansatte om å delta i yrkespersonlighetstester for å vurdere for eksempel personlige atferdspreferanser, det vil si hvordan du liker å jobbe. Vi kan også bruke tredjeparts rekrutteringsverktøy når vi rekrutterer nye medarbeidere. Det er ikke obligatorisk å delta i en slik test. Testene og verktøyene som er nevnt ovenfor, genererer ofte rapporter om resultatene automatisk. Vi vil dele alle rapporter som genereres med deg, og du vil ha en sjanse til å gi dine synspunkter på resultatene enten muntlig eller skriftlig.
8 Dine rettigheter
8.1 Rett til innsyn
Du har rett til å få bekreftelse fra oss på om vi behandler dine personopplysninger eller ikke, og når vi behandler slike data, har du rett til å få tilgang til dine personopplysninger og følgende informasjon:
- formålene med behandlingen;
- kategoriene av personopplysninger det gjelder;
- mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysninger har blitt eller vil bli utlevert til, spesielt mottakere i land utenfor EU og EØS eller internasjonale organisasjoner;
- der det er mulig, den planlagte perioden som personopplysninger vil bli lagret i eller, hvis ikke mulig, kriteriene som brukes til å bestemme denne perioden;
- eksistensen av retten til å be oss om retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen av personopplysninger om deg eller til å protestere mot slik behandling;
- retten til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet;
- der personopplysningene ikke samles inn fra deg, all tilgjengelig informasjon om kilden;
- eksistensen av automatisert beslutningstaking og meningsfull informasjon om logikken som er involvert, samt betydningen og de forventede konsekvensene av slik behandling for deg; og
- passende sikkerhetstiltak som brukes på overføring av personopplysninger til land utenfor EU og EØS
Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene som behandles så lenge kopien ikke påvirker andres rettigheter og friheter negativt. For ytterligere kopier du ber om, kan vi kreve et rimelig gebyr basert på administrative kostnader. Hvis du har deltatt i en egnethetstest, vil vi gi deg testresultatene gratis på forespørsel.
8.2 Rett til retting
Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Hold oss informert hvis personopplysningene dine endres i løpet av ditt arbeidsforhold med oss eller under rekrutteringsprosessen.
Du har rett til å få dine unøyaktige personopplysninger rettet av oss uten unødig forsinkelse. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert.
Vi vil kommunisere enhver retting av dine personopplysninger til hver mottaker som vi har utlevert dine personopplysninger til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.
8.3 Rett til sletting (rett til å bli glemt)
Du har rett til å få dine personopplysninger slettet av oss uten unødig forsinkelse der en av følgende grunner gjelder:
- personopplysningene ikke lenger er nødvendige i forhold til formålene de ble samlet inn eller på annen måte behandlet for;
- du trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på, og det ikke er noe annet juridisk grunnlag for behandlingen;
- du protesterer mot behandlingen og det ikke er noen overstyrende legitime grunner for behandlingen;
- du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger for direkte markedsføring;
- dine personopplysninger har blitt ulovlig behandlet; eller
- Personopplysningene må slettes for å overholde en juridisk forpliktelse som vi er underlagt.
Vær oppmerksom på at GDPR anerkjenner situasjoner der behandling kan være nødvendig uavhengig av anvendeligheten av de ovennevnte grunnlagene. Vi vil alltid informere deg separat om slike omstendigheter og vårt grunnlag for behandling.
Vi vil kommunisere enhver sletting av dine personopplysninger til hver mottaker som vi har utlevert dine personopplysninger til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.
8.4 Rett til begrensning av behandling
Du har rett til å begrense behandlingen av dataene dine i følgende situasjoner:
- du bestrider nøyaktigheten av personopplysningene vi behandler, og som et resultat er behandlingen begrenset mens nøyaktigheten er verifisert;
- behandlingen er ulovlig, men du motsetter deg sletting av personopplysningene og ber oss i stedet om å begrense bruken av dem;
- Vi trenger ikke lenger personopplysningene for behandlingen som er presentert i dette dokumentet, men dataene kreves av deg for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav; eller
- du har protestert mot behandling av grunner knyttet til din spesielle situasjon, og slik behandling er juridisk basert på våre legitime interesser som presentert i dette dokumentet, og som et resultat er behandlingen begrenset mens det verifiseres om våre legitime grunner overstyrer dine.
Hvis behandlingen din har blitt begrenset, vil vi informere deg før restriksjonen oppheves.
Vi vil kommunisere enhver begrensning av behandlingen til hver mottaker som vi har utlevert din personlige informasjon til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.
8.5 Rett til dataportabilitet
Du har rett til å motta dine personopplysninger som du har gitt oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format (for eksempel XML-format med relevante metadata), og du har rett til å overføre slike data til en annen behandlingsansvarlig, når:
- vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke; eller
- vi behandler dine personopplysninger fordi det er nødvendig for utførelsen av kontrakten vår med deg; og
- vi behandler slike personopplysninger på automatiserte måter; og
- Denne retten påvirker ikke andres rettigheter og friheter negativt.
I den ovennevnte situasjonen har du også rett til å få dine personopplysninger overført direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig, der det er teknisk mulig.
8.6 Rett til å protestere
Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger når som helst av grunner knyttet til din spesielle situasjon, hvis vi behandler dine personopplysninger basert på våre legitime interesser som presentert i dette dokumentet. Etter en slik innsigelse vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger med mindre vi viser overbevisende legitime grunner for behandlingen og disse grunnene overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter, eller med mindre vi trenger dem for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav.
8.7 Rett til å trekke tilbake samtykket ditt
Under de begrensede omstendighetene vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake et slikt samtykke når som helst. Når vi har mottatt varsel om at du har trukket tilbake samtykket ditt, vil vi ikke lenger behandle informasjonen din for det eller de formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har et annet legitimt grunnlag for å gjøre det.
8.8 Rett til å klage
Du har rett til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet, spesielt i EU-medlemsstaten der du har ditt vanlige bosted, arbeidssted eller sted for den påståtte overtredelsen, i tilfelle du føler at vi ikke overholder gjeldende databeskyttelseslovgivning.