Retningslinjer og sertifikater

Personvernerklæring for potensielle kunder

Du har rett til å protestere, av grunner knyttet til din spesielle situasjon, mot behandlingen av dine personopplysninger når som helst når vi behandler dataene dine basert på våre legitime interesser eller for direkte markedsføringsformål. Se avsnitt 3 og 8.6 i dette dokumentet for mer informasjon.

1 Introduksjon

Vi (selskapet i Ensto-konsernet som fungerer som behandlingsansvarlig som angitt i avsnitt 2 nedenfor) er forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger om deg, i samsvar med den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) og kapittel 24 i den finske informasjonssamfunnsloven (elektronisk direkte markedsføring og informasjonskapsler).

Denne policyen gjelder for alle Ensto Group-selskapers potensielle business-to-business-kunder. Denne policyen utgjør ikke en del av noen kontrakt og etablerer heller ingen forpliktelse til å levere tjenester. Vi kan oppdatere disse retningslinjene når som helst og vil gjøre en oppdatert versjon tilgjengelig for deg.

Det er viktig at du leser disse retningslinjene, sammen med eventuelle andre retningslinjer for personvern vi kan gi ved spesifikke anledninger når vi samler inn eller behandler personopplysninger om deg, slik at du er klar over hvordan og hvorfor vi bruker slik informasjon.

2 Informasjon om behandlingsansvarlig

Denne policyen gjelder personopplysninger som ett eller flere selskaper i Ensto-konsernet behandler om deg i rollen som behandlingsansvarlig. For eksempel, hvis du er Ensto Oys potensielle kunde, behandler Ensto Oy kundedataene dine som behandlingsansvarlig. I tilfelle du også er en potensiell kunde av Ensto Finland Oy, fungerer selskapet også som behandlingsansvarlig for kundedataene de har om deg.

Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlige, hvis behandling styres av disse retningslinjene, finner du på www.ensto.com nettsted.

https://www.ensto.com/electricity-distribution-networks/contacts/ensto-companies/ensto-companies-worldwide/

Hvis du er usikker på hvilket eller hvilke selskaper som fungerer som behandlingsansvarlig(e) for dine personopplysninger, kan du kontakte den databeskyttelsesansvarlige, privacy@ensto.com.

3 Formål og rettslig grunnlag for databehandling

Hensikt	Rettslig grunnlag
Direkte markedsføring av Ensto-gruppens selskapers produkter og tjenester (inkludert nyhetsbrev), informasjon om arrangementer organisert eller deltatt av Ensto-gruppens selskaper, for eksempel messer	Behandling er nødvendig for våre legitime interesser for å markedsføre, skape og forbedre virksomheten vår; og/eller Ditt samtykke
Opprettelse av kunderelasjoner	Behandling er nødvendig for våre legitime interesser for å markedsføre, skape og forbedre virksomheten vår
Gjennomføring av markeds- og meningsundersøkelser	Behandling er nødvendig for våre legitime interesser for å markedsføre, skape og forbedre virksomheten vår; og/eller Ditt samtykke
Formål med identifikasjon	Behandlingen er nødvendig for å overholde våre juridiske forpliktelser (for eksempel for å sikre at personopplysninger ikke utleveres til feil person)
Juridiske prosesser og etterlevelse av rettskjennelser, og beskyttelse av rettighetene til selskaper i Ensto-konsernet	Behandling er nødvendig for å overholde våre juridiske forpliktelser; og eller Behandling er nødvendig for våre legitime interesser for å beskytte våre immaterielle rettigheter og andre rettigheter mot tredjeparts krav eller krav fra myndighetene
Fusjoner og oppkjøp der vi er involvert	Behandling er nødvendig for våre legitime interesser for å utvikle og administrere virksomheten vår
Historisk forskning	Offentlig interesse; og/eller Behandlingen er nødvendig for vår legitime interesse for å utarbeide historiske oversikter og kronikker om vår utvikling gjennom årene og som sådan tilfredsstille en generell interesse for kunnskap; og/eller Ditt samtykke

4 Kategorier av personopplysninger og deres oppbevaringsperioder

Vi vil bare beholde dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet dem inn for, inkludert for å tilfredsstille eventuelle juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringskrav. For å bestemme riktig oppbevaringsperiode for personopplysninger, vurderer vi mengden, arten og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade fra uautorisert bruk eller utlevering av dine personopplysninger, formålene vi behandler dine personopplysninger for og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter, og gjeldende juridiske krav.

I noen tilfeller kan vi anonymisere dine personopplysninger slik at de ikke lenger kan knyttes til deg, i så fall kan vi bruke slik informasjon uten ytterligere varsel til deg. Vi kan også bli pålagt å beholde data lenger enn beskrevet nedenfor hvis det er nødvendig for en pågående rettslig prosess eller for å overholde en avgjørelse fra en domstol eller myndighet.

Detaljer om oppbevaringsperioder for ulike aspekter av dine personopplysninger er tilgjengelig nedenfor.

Kategori av data	Oppbevaringsperioden
Navn på potensiell kunde, navn og tittel på kontaktpersoner / representanter for potensielle kunder, kontaktperson for selskaper i Ensto-konsernet og kontaktinformasjon til de ovennevnte: adresse, telefonnummer, e-post	Direkte markedsføring: Slettes umiddelbart når vi har informasjon om at direkte markedsføring er forbudt (bortsett fra i den grad vi trenger å lagre data for å sikre at vi respekterer ditt ønske om ikke å motta direkte markedsføringsmeldinger fra oss) Andre formål: Oppbevares i 2 år fra innsamlingsdatoen
Tillatelser og samtykker	Slettes umiddelbart når samtykket eller tillatelsen utløper (for eksempel hvis samtykke ble gitt for en bestemt hendelse) eller når vi har informasjon om at du trekker tilbake samtykket eller tillatelsen din (unntatt i den grad vi trenger å lagre data for å sikre at vi respekterer dine ønsker, f.eks. for ikke å motta direkte markedsføringsmeldinger fra oss)
Kontaktforespørsler	Beholdes i 2 år fra de første kontaktforespørslene
Resultater fra markeds- og opinionsundersøkelser	Beholdt i 2 år fra gjennomføring av undersøkelsen
Videoovervåkingsmateriale (video tatt opp kun utenfor et selskap i Ensto-konsernet av generelle sikkerhetshensyn)	Oppbevares i maks 1 år, med mindre en lengre periode er nødvendig i henhold til gjeldende lov
Nyhetsbrev eller andre direkte markedsføringsabonnementer og analyser (f.eks. om hvor mange ganger du har åpnet en markedsførings-e-post)	Slettes umiddelbart når abonnementet er kansellert (unntatt i den grad vi trenger å lagre data for å sikre at vi respekterer ditt ønske om ikke å motta direkte markedsføringsmeldinger fra oss)
Kilde til kontaktinformasjon	Beholdes i 2 år fra innsamling av informasjonen
Fotografier	Slettes umiddelbart etter at ditt forhold til oss er avsluttet, med mindre det brukes til historisk forskning eller for å beskytte våre immaterielle rettigheter mot tredjeparts krav eller krav fra myndighetene. I sistnevnte tilfelle brukes fotografier som bevis/erklæring om bruk av våre merker. Når fotografier lagres for nevnte formål, er de tilstrekkelig beskyttet, og bruken av dem er begrenset for historisk forskning og beskyttelse av rettigheter
Hendelsesrelaterte personopplysninger som kreves for at en person skal kunne delta i et PR-arrangement organisert av et selskap i Ensto-konsernet, for eksempel handikapinformasjon for golfturneringer	Slettes umiddelbart etter hendelsen
Helsedata og allergier	Slettes umiddelbart etter (i) en hendelse som slike data er samlet inn for, eller (ii) ditt besøk i Ensto-konsernselskapets lokaler som slike data er samlet inn for
Pass for annen ID-kortinformasjon	Oppbevares i 6 måneder fra innhenting av informasjonen

5 Kilder til personopplysninger

Vi samler inn dine personopplysninger hovedsakelig direkte fra deg, men også fra følgende kilder:

Eksterne kontaktlister innhentet fra kunder, leverandører, distributører, selgere og andre forretningspartnere samt under seminarer, arrangementer og utstillinger
Offentlig tilgjengelige kilder: LinkedIn, bedriftsnettsteder, portaler for fagfolk
Tredjepart som ledd i en fusjon eller et oppkjøp
Informasjonskapsler og andre lignende teknologier. For mer informasjon, se våre retningslinjer for informasjonskapsler: https://www.ensto.com/terms-and-conditions/cookies-policy/

Levering av personopplysninger er ikke obligatorisk, men kan være nødvendig for at vi skal kunne tilby våre tjenester og produkter til deg, inngå en kontrakt med deg, kommunisere med deg og tilpasse vår markedsføring og kommunikasjon slik at den passer deg best. Hvis du ikke gir oss dataene vi ber om, kan det hende at vi ikke kan markedsføre og levere våre produkter og tjenester med deg eller kontakte deg.

6 Mottakere av personopplysninger

IT-systemadministrasjonstjeneste gir
Leverandører av informasjonssikkerhetstjenester
Analyseselskaper for nett og nyhetsbrev
Selskaper i Ensto-konsernet
Arrangører av arrangementer
Relevante myndigheter
Tredjepart som ledd i en fusjon eller et oppkjøp

Vær oppmerksom på at selv om de fleste mottakere befinner seg i Finland eller andre steder i EU eller EØS, kan noen av de ovennevnte mottakerne være lokalisert eller behandle data i tredjeland, avhengig av personen hvis data behandles og den aktuelle situasjonen. Hvis vi og/eller våre tjenesteleverandører som behandler data på våre vegne, overfører dine personopplysninger til land utenfor EU eller EØS, er overføringen underlagt standard databeskyttelsesklausuler vedtatt av EU-kommisjonen eller andre passende sikkerhetstiltak som bindende selskapsregler, med mindre EU-kommisjonen har funnet at databeskyttelsesnivået er tilstrekkelig i det aktuelle landet. Du kan få en kopi av disse sikkerhetstiltakene ved å kontakte kontaktpersonen nevnt i punkt 2 ovenfor.

7 Profilering

Vi kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier når vi sender ut nyhetsbrev og markedsføringsmeldinger for å samle inn og analysere analyser, brukerhistorikk, brukeraktivitetsdetaljer og preferanser. Basert på funnene våre kan vi for eksempel gi deg skreddersydde markedsføringsmeldinger. For mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan velge å ikke være underlagt dem, se våre retningslinjer for informasjonskapsler på https://www.ensto.com/terms-and-conditions/cookies-policy/.

8 Dine rettigheter

8.1 Rett til innsyn

Du har rett til å få bekreftelse fra oss på om vi behandler dine personopplysninger eller ikke, og når vi behandler slike data, har du rett til å få tilgang til dine personopplysninger og følgende informasjon:

formålene med behandlingen;
kategoriene av personopplysninger det gjelder;
mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysninger har blitt eller vil bli utlevert til, spesielt mottakere i land utenfor EU og EØS eller internasjonale organisasjoner;
der det er mulig, den planlagte perioden som personopplysninger vil bli lagret i eller, hvis ikke mulig, kriteriene som brukes til å bestemme denne perioden;
eksistensen av retten til å be oss om retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen av personopplysninger om deg eller til å protestere mot slik behandling;
retten til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet;
der personopplysningene ikke samles inn fra deg, all tilgjengelig informasjon om kilden;
eksistensen av automatisert beslutningstaking og meningsfull informasjon om logikken som er involvert, samt betydningen og de forventede konsekvensene av slik behandling for deg; og
passende sikkerhetstiltak som brukes på overføring av personopplysninger til land utenfor EU og EØS

Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene som behandles så lenge kopien ikke påvirker andres rettigheter og friheter negativt. For ytterligere kopier du ber om, kan vi kreve et rimelig gebyr basert på administrative kostnader.

8.2 Rett til retting

Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Hold oss informert hvis din personlige informasjon endres.

Du har rett til å få dine unøyaktige personopplysninger rettet av oss uten unødig forsinkelse. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert.

Vi vil kommunisere enhver retting av dine personopplysninger til hver mottaker som vi har utlevert dine personopplysninger til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.

8.3 Rett til sletting (rett til å bli glemt)

Du har rett til å få dine personopplysninger slettet av oss uten unødig forsinkelse der en av følgende grunner gjelder:
personopplysningene ikke lenger er nødvendige i forhold til formålene de ble samlet inn eller på annen måte behandlet for;
du trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på, og det ikke er noe annet juridisk grunnlag for behandlingen;
du protesterer mot behandlingen og det ikke er noen overstyrende legitime grunner for behandlingen;
du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger for direkte markedsføring;
dine personopplysninger har blitt ulovlig behandlet; eller
Personopplysningene må slettes for å overholde en juridisk forpliktelse som vi er underlagt.

Vær oppmerksom på at GDPR anerkjenner situasjoner der behandling kan være nødvendig uavhengig av anvendeligheten av de ovennevnte grunnlagene. Vi vil alltid informere deg separat om slike omstendigheter og vårt grunnlag for behandling.

Vi vil kommunisere enhver sletting av dine personopplysninger til hver mottaker som vi har utlevert dine personopplysninger til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.

8.4 Rett til begrensning av behandling

Du har rett til å begrense behandlingen av dataene dine i følgende situasjoner:

du bestrider nøyaktigheten av personopplysningene vi behandler, og som et resultat er behandlingen begrenset mens nøyaktigheten er verifisert;
behandlingen er ulovlig, men du motsetter deg sletting av personopplysningene og ber oss i stedet om å begrense bruken av dem;
Vi trenger ikke lenger personopplysningene for behandlingen som er presentert i dette dokumentet, men dataene kreves av deg for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav; eller
du har protestert mot behandling av grunner knyttet til din spesielle situasjon, og slik behandling er juridisk basert på våre legitime interesser som presentert i dette dokumentet, og som et resultat er behandlingen begrenset mens det verifiseres om våre legitime grunner overstyrer dine.

Hvis behandlingen din har blitt begrenset, vil vi informere deg før restriksjonen oppheves.

Vi vil kommunisere enhver begrensning av behandlingen til hver mottaker som vi har utlevert din personlige informasjon til, med mindre dette viser seg å være umulig eller innebærer uforholdsmessig innsats. Vi vil informere deg om disse mottakerne på forespørsel fra deg.

8.5 Rett til dataportabilitet

Du har rett til å motta dine personopplysninger som du har gitt oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, og du har rett til å overføre slike data til en annen behandlingsansvarlig, når:

vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke; eller
vi behandler dine personopplysninger fordi det er nødvendig for utførelsen av en kontrakt som du er part i; og
vi behandler slike personopplysninger på automatiserte måter; og
Denne retten påvirker ikke andres rettigheter og friheter negativt.

I den ovennevnte situasjonen har du også rett til å få dine personopplysninger overført direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig, der det er teknisk mulig.

8.6 Rett til å protestere

Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger når som helst av grunner knyttet til din spesielle situasjon, hvis vi behandler dine personopplysninger basert på våre legitime interesser som presentert i dette dokumentet. Etter en slik innsigelse vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger med mindre vi viser overbevisende legitime grunner for behandlingen og disse grunnene overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter, eller med mindre vi trenger dem for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav.

Men hvis dine personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, har du rett til å protestere mot slik behandling når som helst. Hvis du protesterer mot direkte markedsføring, vil dine personopplysninger ikke lenger bli brukt til slike formål.

8.7 Rett til å trekke tilbake samtykket ditt

Under de begrensede omstendighetene vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake et slikt samtykke når som helst. Når vi har mottatt varsel om at du har trukket tilbake samtykket ditt, vil vi ikke lenger behandle informasjonen din for det eller de formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har et annet legitimt grunnlag for å gjøre det.

8.8 Rett til å klage

Du har rett til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet i tilfelle vi ikke overholder gjeldende databeskyttelseslovgivning. Den finske tilsynsmyndigheten er dataombudsmannen (Fin: tietosuojavaltuutettu).

9 Hvordan kontakte oss

Vi hjelper deg gjerne i tilfelle du har spørsmål eller bekymringer om behandlingen av dine personopplysninger eller utøvelsen av dine rettigheter. For at vi skal kunne gi deg tilstrekkelig informasjon og pragmatiske råd, ber vi deg om å sende dine spørsmål eller kommentarer skriftlig til kontaktpersonen privacy@ensto.com.

Vi må kanskje be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din. Dette er et sikkerhetstiltak for å sikre at personlig informasjon ikke utleveres til noen som ikke har rett til å motta den.